Datenschutzerklärung für die Website der HRM Hausverwaltung Rhein-Mosel GmbH
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Internetseite informieren.
A. Name und Anschrift des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:
HRM Hausverwaltung Rhein-Mosel GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer David Follmann
Friedrich-Ebert-Ring 54
56068 Koblenz
Deutschland
Telefon: +49 261 270 330 0
E-Mail: info@hrm-rhein-mosel.de
B. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Klaus Keukert
c / o Cancom GmbH
Florinstraße 18
56218 Mülheim-Kärlich
Deutschland
Telefon: +49 (0)261 92736-0
C. Datenerhebung und -verarbeitung bei Besuch der Website
1. Aufruf unserer Website
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Beim Aufruf unserer Internetseite werden durch den Internet-Browser, den der Besucher verwendet, automatisch Daten an den Server dieser Webseite gesendet und in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Zeitpunkt des Seitenaufrufes
- URL der Website, über die Sie zu uns gelangt sind (Referrer URL)
- IP-Adresse über die der Zugriff erfolgt.
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- das Betriebssystem des Nutzers
- die vom Nutzer aufgerufenen Unterseiten unserer Homepage,
- Name der abgerufenen Datei
- Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Echte IP-Adressen werden in den Logdateien für den aktuellen Tag gespeichert. Anonymisierte IP-Adresse werden für zwei Monate gespeichert. Danach werden diese in den Logfiles gelöscht, es sei denn, deren weitere Verarbeitung ist ausnahmsweise zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (bspw. zur Veranlassung einer Sperrung von IP-Adressen, Erstattung einer Strafanzeige). Falls ein derartiger Ausnahmefall besteht, werden die Daten gelöscht, sobald diese hierfür nicht mehr benötigt werden. Eine Speicherung und/oder Zusammenführung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
b) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die unter a) genannten Daten werden erfasst,
- um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Die vorübergehende Erfassung der IP-Adresse zur Anzeige der vom Nutzer aufgerufenen Seiten ist hierfür technisch erforderlich und stellt ein legitimes Interesse unsererseits im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO dar, dem keine überwiegenden Interessen des Nutzers entgegenstehen,
- um die Sicherheit unseres Webservers und einen störungsfreien Betrieb unserer Webseite zu gewährleisten, z.B. Monitoring zur Vermeidung oder Aufdeckung von Hackerangriffen; Die genannten Zwecke stellen ein legitimes Interesse unsererseits im Sinne des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit.f DSGVO dar, dem keine überwiegenden Interessen des Nutzers entgegenstehen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Wenn Sie das Portal Casavi oder den Drittdienst kautionsfrei.de. über unsere Webseite nutzen wollen, ist eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an den Drittbetreiber hierfür technisch notwendig, vgl. die weiteren Informationen unter C. 3 / 4
d) Widerspruchsrecht Die Erfassung der IP-Adresse ist zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Hinsichtlich der übrigen gemäß C 1) a) verarbeiteten personenbezogenen Daten haben Sie das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen, vgl. hierzu die weiteren Informationen unter Abschnitt D. 2. Kontaktaufnahme via Telefon, Briefpost, E-Mail oder Kontaktformular
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Eine Kontaktaufnahme mit uns ist über die im Impressum sowie u.a. auf den Unterseiten „Home“ und „Kontakt“ genannten Telefonnummern, E-Mail-Adressen und der postalischen Anschrift möglich. Darüber hinaus ist eine Kontaktaufnahme über das auf unserer Unterseite „Angebot Anfordern“ befindliche Kontaktformular möglich. Bei Kontaktaufnahme erfassen wir die von Ihnen auf dem jeweiligen Kommunikationsweg übermittelten personenbezogenen Daten. Die Daten werden für die Beantwortung der Anfrage verwendet. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, sofern keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. Meldung von defekten Teilen des Gemeinschaftseigentums, defekte Treppenhausbeleuchtung, Aufbewahrungspflichten nach HGB etc.).
b) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Ihre nach C 2. A) übermittelten Daten werden von uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Dient die Kontaktaufnahme der Mitteilung von Informationen, die wir zur Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags benötigen, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Gleiches gilt, wenn Sie Leistungen aus dem zwischen uns geltenden Vertrag anfordern oder ggf. mit uns in Kontakt treten, um ein Mietobjekt zu besichtigen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Eingehende Nachrichten bzw. Informationen, die Sie uns übersenden, werden im Rahmen der Bearbeitung des Anliegens, abhängig von der inhaltlichen Art der Kontaktaufnahme (Beschwerde, Meldung eines Problems, Auftragsvergabe usw.), an unsere hausinterne Mitarbeiter, Lieferanten, Geschäftspartner, Handwerker, Messdienstleister, Anwälte, Dienstleister, Vermieter etc. weitergeleitet.
Für diese Weiterleitung nutzen wir ebenfalls, abhängig von dem durch den Kunden genutzten Eingangskanal und der betrieblichen Notwendigkeit, unterschiedliche Medien, z.B. Casavi, E-Mail, Telefon usw..
d) Widerspruchsrecht
Der Nutzer kann der Nutzung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden, sofern die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erfolgt ist. Ergänzend gilt Abschnitt D. 3. Bewerbung und Karriere
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung, Zweck
Sie können ihre Bewerbung bei uns per E-Mail oder über unser Online-Bewerbungsportal einreichen. Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung übersenden, werde von uns erfasst, um Ihre Eignung für die zu besetzende Arbeitsstelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Im Falle einer Absage löschen wir die von Ihnen übermittelten Daten innerhalb von 6 Monaten nach Übermittlung der Absage, sofern nicht gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist. Des Weiteren können Sie in eine längere Speicherung Ihrer Bewerbung aktiv einwilligen, damit wir Sie auch für spätere Stellenangebote berücksichtigen können. Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für die Stelle erhalten, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Artikel 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Die gemäß a) erfassten Daten werden bei einer Übermittlung per E-Mail auf unserem E-Mail-Server gespeichert und ggf. auf unserem lokalen eigenen IT-System weiterverarbeitet. Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von unserem Personalverantwortlichen gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
d) Widerspruchsrecht
Sie können der Speicherung der zur Rechtsverfolgung ggf. erforderlichen Daten, verarbeitet auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, jederzeit widersprechen, vgl. Abschnitt D. 4. Nutzung unseres Kundenportals
Das über unsere Webseite erreichbare Kundenportal dient der Vereinfachung von Kommunikations- und Serviceprozessen zwischen uns und Ihnen als Eigentümer, Mieter oder Dienstleister. Wir nutzen hierfür die Kommunikationsplattform der Firma casavi GmbH, Sandstraße 33, 80335 München.
4.1 Aufruf des Kundenportals und Erstellung von Logfiles
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Bei jedem Aufruf des Kundenportals erfasst das von uns eingesetzte System automatisiert Daten und Informationen vom Endgerät des Nutzers. Diese werden vom Browser des Endgeräts übermittelt. Es werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
- Hostname des zugreifenden Rechners;
- Websites, von der aus die Website aufgerufen wurde (zuvor besuchte Seite);
- Websites, die über die Website aufgerufen werden;
- Besuchte Seiten auf unserer Website;
- Meldung, ob ein Seitenabruf erfolgreich war;
- Übertragene Datenmenge;
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version;
- Betriebssystem;
- IP-Adresse.
Ihre Daten werden in den Logfiles des von uns eingesetzten, von der Firma casavi GmbH betriebenen Systems dabei schnellstmöglich anonymisiert, sodass eine Zuordnung Ihrer Person über eine Rückverfolgung des Internetanschlusses nicht mehr möglich ist. Die Anonymisierung erfolgt durch Kürzung Ihrer IP-Adresse.
b) Zweck und Rechtsgrundlage
Die unter a) genannten Daten werden erfasst,
- um eine Auslieferung der Webseite / des Portals an das Endgerät des Nutzers zu ermöglichen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die vorübergehende Erfassung der IP-Adresse zur Anzeige der vom Nutzer aufgerufenen Seiten ist hierfür technisch erforderlich und stellt ein legitimes Interesse unsererseits im Sinne des Art.6 Abs.1 Satz 1 f DSGVO dar, dem keine überwiegenden Interessen des Nutzers entgegenstehen.
- um die Sicherheit des eingesetzten Webservers und einen störungsfreien Betrieb unserer Webseite zu gewährleisten, z.B. Monitoring zur Vermeidung oder Aufdeckung von Hackerangriffen; Die genannten Zwecke stellen ein legitimes Interesse unsererseits im Sinne des Art.6 Abs.1 Satz 1 lit. f) DSGVO dar, dem keine überwiegenden Interessen des Nutzers entgegenstehen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Unser Kundenportal wird von der Casavi GmbH („nachfolgend kurz „Casavi“ genannt) bereitgestellt. Wir haben Casavi als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt. Casavi selbst bedient sich zur Erbringung der geschuldeten technischen Leistungen bestimmter technischer Dienstleister u.a. bezüglich des Hostings durch eine in der EU ansässige Firma, die die Server betreibt, auf dem die Kundenportal-Anwendung gespeichert ist und auf denen Ihre Daten gespeichert werden. Die Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Der entsprechende technische Dienstleister wurde vertraglich mittels einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf die Weisung von Casavi zu verarbeiten. Casavi wiederum ist unser Auftragsverarbeiter und verarbeitet Ihre Daten gemäß unseren Weisungen. Über mit Casavi abgeschlossene EU-Standardvertragsklauseln und ergänzend garantierte Schutzmechanismen bietet der Hoster eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
d) Widerspruchsrecht
Die Erfassung der IP-Adresse ist zur Bereitstellung des Kundenportals und die Speicherung der Daten in Logfiles sind für den Betrieb Kundenportals zwingend erforderlich. Sofern Sie dem widersprechen, können Sie das Kundenportal nicht mehr nutzen.
Hinsichtlich der übrigen gemäß 4.1 a) verarbeiteten personenbezogenen Daten haben Sie das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen, vgl. hierzu die weiteren Informationen unter Abschnitt D.. 4.2 Erstellung eines Benutzerkontos/ Registrierung im Kundenportal
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Um sich als Nutzer in den passwortgeschützten Bereich unseres Kundenportals Casavi registrieren und einloggen zu können, müssen Sie zunächst als Nutzer im Kundenportal erfasst werden. Wenn dieser Dienst für Sie aufgrund der mit uns getroffenen Vereinbarung zur Verfügung gestellt wird, senden wir Ihnen einen Einladungslink für das Kundenportal per E-Mail zu. Sie entscheiden selbst, ob Sie das Kundenportal nutzen wollen und wie umfangreich.
Sodann können Sie sich durch einen Klick auf den Ihnen übersandten Einladungslink oder unter Angabe eines Einladungs-Codes, einer E-Mail-Adresse und eines selbst gewählten Passwortes registrieren. Der Versandt der Einladungsmail erfolgt auf unsere Weisung durch die casavi GmbH. Es werden innerhalb dieses Registrierungsprozesses folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Titel, E-Mail-Adresse, Telefon, Anschrift der Liegenschaft, Wohneinheit);
- Tenant-ID; User-ID; Account-ID;
- Einladungscodes;
- Kontoeinstellungen (insbes. Präferierter Kontaktweg);
- Zugangsdaten (User-ID, E-Mail-Adresse, Passwort);
- eigene Kontakte;
- Kundennummer.
Die Daten werden für den Zeitraum des Bestehens des jeweiligen Benutzerkontos gespeichert.
b) Zweck und Rechtsgrundlage
Wir setzen das Kundenportal zur Vereinfachung interner, eigenorganisatorischer Prozesse sowie zur Kommunikation mit Ihnen ein. Mit der den Verwaltungsaufwand und den Papierverbrauch deutlich reduzierenden Nutzung des Kundenportals geht insbesondere eine vereinfachte und sicherere Abwicklung von Massenkommunikation sowie ein vereinfachtes Dokumentenmanagement einher. Zudem können Sie sich über das Portal mit Ihren Nachbarn austauschen, sofern diese sich für die Nutzung des Kundenportals entscheiden.
Aus den im vorstehenden Absatz genannten Gründen folgt unsererseits ein berechtigtes Interesse zu der damit einhergehenden Datenverarbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Es sind keine berechtigten Interessen Ihrerseits ersichtlich, die dem entgegenstehen könnten. Sie entscheiden selbst, ob Sie das Kundenportal nutzen wollen und wie umfangreich und wie oft. Sie können jederzeit das Profil und Ihr Benutzerkonto löschen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Hinsichtlich des Betriebs des Kundenportals verweisen wir auf unsere Information unter Abschnitt C.4.1 c). Ergänzend gilt Folgendes:
Der E-Mail-Versand (auch für die Einladungs-Mail) im Kundenportal wird durch Casavi und deren technische Dienstleister durchgeführt. Dieser verwendet die E-Mail Adressen ausschließlich auf Weisung von Casavi und gibt keine Daten an Dritte weiter. Der entsprechende technische Dienstleister wurde vertraglich mittels einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf die Weisung von Casavi zu verarbeiten. Casavi wiederum ist unser Auftragsverarbeiter und verarbeitet Ihre Daten gemäß unseren Weisungen. Über mit Casavi abgeschlossene EU-Standardvertragsklauseln und ergänzend garantierte Schutzmechanismen bietet der Hoster eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
In einigen Fällen können Sie im Kundenportal auch eine postalische Benachrichtigung auswählen. Für den Postversand bedient sich Casavi eines in Deutschland ansässigen, hybriden Postdienstleisters, der entsprechende Adressdaten sowie Inhalte der Benachrichtigungen nur im Auftrag und auf Weisung von Casavi sowie in unserem Auftrag hin verarbeitet. Mit diesem Dienstleister hat Casavi eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Wir haben unserereseits Casavi als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt.
Zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung der technischen Stabilität des Kundenportals, findet ein entsprechendes Monitoring mithilfe eines weiteren technischen Dienstleisters als Auftragsverarbeiter statt. So können unter anderem Codefehler identifiziert und sodann korrigiert werden. Angaben zu möglichen Fehlerursachen werden anonymisiert erhoben oder unmittelbar nach Erhebung anonymisiert. Mit diesem Unterauftragnehmer hat Casavi eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen, auf Basis derer dieser personenbezogene Daten nur auf Casavis Weisung hin verarbeiten und löschen darf. Ergänzend hat Casavi mit dem Anbieter EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, mit welchen sich dieser zur Einhaltung des europäischen Datenschutzrechts für seine erbrachten Dienstleistungen verpflichtet. Darüber hinaus hat Casavi mit dem Anbieter die Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand als zusätzliche Maßnahmen vereinbart. Wir haben Casavi als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt.
d) Widerspruchsrecht
Sie können der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO aus berechtigtem Interesse verarbeitet werden, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Ergänzend gilt Abschnitt D. Möglicherwiese können sie aufgrund Ihres Widerspruches das Kundenportal sodann nicht mehr nutzen.
Sie können zudem jederzeit die Löschung des Benutzerkontos verlangen oder dessen Nutzung einstellen. Dann ist die Nutzung der Funktionen des Kundenportals nicht mehr möglich. 4.3 Allgemeine Nutzung des Kundenportals /Einrichtung ihres Benutzerkontos
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Bei der Erstnutzung des Kundenportals werden Sie gebeten, Ihr Benutzerkonto/Profil einzurichten, u.a. können Sie freiwillige Angaben zu der von Ihnen angebotenen Nachbarschaftshilfe oder Ihren Interessen machen. Dabei können Sie entscheiden, ob dieses sog. Community-Profil für Ihre Nachbarn sichtbar ist oder nicht.
Wenn Sie sich gegen eine Aktivierung des Community-Profils entscheiden, sind für Ihre Nachbarn ausschließlich Ihr Name sowie Ihr Profilfoto sichtbar. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über die Kontoeinstellungen abändern.
Personen, die nicht Teil Ihrer Nachbarschaft oder Ihrer Nachbarschaft zuzuordnen sind, erhalten keine Informationen über Sie. Weitere Hinweise finden Sie während der Nutzung von mycasavi.com unter den jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten.
Erstellte und veröffentlichte Beiträge in der Rubrik „Pinnwand“ oder Kommentierungen von öffentlichen Mitteilungen sind für alle angemeldeten Mitglieder Ihrer Nachbarschaft und den Ihrer Nachbarschaft zuzuordnenden Personen sichtbar. Im Gegensatz dazu sind Direktnachrichten („Chats“) mit Ihren Nachbarn nicht öffentlich und nur für den jeweiligen Empfänger sichtbar. Bitte beachten Sie, dass abgesendete Direktnachrichten wie auch öffentliche Kommentare nur gelöscht werden können, wenn Sie sich per E-Mail an uns wenden. Bitte nutzen Sie hierzu die bei Registrierung genutzte E-Mail-Adresse, damit Sie besser zugeordnet werden können.
Im Rahmen der Einrichtung Ihres Benutzerkontos sowie der weiteren Nutzung des Kundenportals können – je nach Umfang Ihrer Angaben . folgende Daten erhoben und verarbeitet werden, s. oben:
- Benutzerdaten: Name; Vorname; Foto;
- Nachbarschaftshilfeangebote;
- beschränkt öffentliche Beiträge;
- Beginn der Mitgliedschaft;
- beschränkt öffentliche Einträge im Nachbarschaftsforum/ Schwarzen Brett (Name, Datum, Uhrzeit);
- Termine;
Im Rahmen der Verwaltung von Immobilien und Verträgen zwischen uns und Ihnen (Mietern und/oder Wohnungseigentümer) sowie zur strukturierten Verarbeitung von Vorgängen (Vorgangsmanagement im Kontext des bereitgestellten Systems) werden zudem folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Vertrags- und Abrechnungsdaten (Vertragstyp, Vertragsbeginn, Vertragsende, Kundennummer), insbesondere: Grundbucheinträge, Versicherungspolicen, Abrechnungen, WEG-Versammlungsprotokolle- und Beschlüsse, WEG-Versammlungseinladungen, Objektunterlagen, Wirtschaftspläne, Energieausweise, SEPA-Lastschrift-Mandate.
Die Daten werden für den Zeitraum des Bestehens des jeweiligen Benutzerkontos gespeichert. Im Übrigen exportieren wir diese Daten in unser Verwaltungssystem. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, sofern keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. Meldung von defekten Teilen des Gemeinschaftseigentums, defekte Treppenhausbeleuchtung, Aufbewahrungspflichten nach HGB etc.).
Über das Kundenportal können Sie direkt mit Ihrem Vermieter oder uns in Kontakt treten. Es ist so möglich, Schadensmeldungen mit Beschreibungen und Anhängen digital vorzunehmen.
Die Daten werden für den Zeitraum des Bestehens des jeweiligen Benutzerkontos gespeichert. Im Übrigen exportieren wir diese Daten in unser Verwaltungssystem. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, sofern keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. Meldung von defekten Teilen des Gemeinschaftseigentums, defekte Treppenhausbeleuchtung, Aufbewahrungspflichten nach HGB etc.).
b) Zweck und Rechtsgrundlage
Wir setzen das Kundenportal als Cloud/SaaS-Lösung zur Vereinfachung interner, eigenorganisatorischer Prozesse sowie zur Kommunikation mit Ihnen ein. Mit der den Verwaltungsaufwand und den Papierverbrauch deutlich reduzierenden Nutzung des Cloud-Dienstes mycasavi.com geht insbesondere eine vereinfachte und sicherere Abwicklung von Massenkommunikation sowie ein vereinfachtes Dokumentenmanagement einher.
Hierin liegt auch ein unsererseits berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Es sind keine berechtigten Interessen Ihrerseits ersichtlich, die dem entgegenstehen könnten. Sie entscheiden selbst, ob Sie das Kundenportal nutzen wollen und wie umfangreich und wie oft. Sie können jederzeit das Profil und Ihr Benutzerkonto löschen.
c) Weitergabe personenbezogener Daten, Empfänger der Daten
Hinsichtlich des Betriebs des Kundenportals verweisen wir auf unsere Information unter Abschnitt C.4.1 c) und Abschnitt C.4.2 c).
d) Widerspruchsrecht
Sie können der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO aus berechtigtem Interesse verarbeitet werden, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Ergänzend gilt Abschnitt D. Dann ist ggf. eine weitere Nutzung des Kundenportals nicht mehr möglich. 4.4 E-Mail-Benachrichtigungen, Briefbenachrichtigungen
a) Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung
Innerhalb der Plattform können Sie einstellen, ob und wie oft Sie über bestimmte Ereignisse (Neuigkeiten aus Ihrer Nachbarschaft, Eingang neuer Mitteilungen etc.) per E-Mail informiert werden wollen.
Der Versand und Empfang von E-Mails an unsere verschiedenen Benutzergruppen (Eigentümer , Mieter, Dienstleister, Hausverwaltung ) sowie innerhalb dieser Gruppen stellt eine zentrale Funktion der Plattform dar. Damit ist sichergestellt, dass Inhalte zeitnah und persönlich kommuniziert werden und der Kontakt zwischen den Nachbarn unterstützt bzw. hergestellt wird.
Die Daten werden für den Zeitraum des Bestehens des jeweiligen Benutzerkontos gespeichert. Im Übrigen exportieren wir die mit unserer Vertragserfüllung zusammenhängenden Daten / Nachrichten in unser Verwaltungssystem. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, sofern keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. Meldung von defekten Teilen des Gemeinschaftseigentums, defekte Treppenhausbeleuchtung, Aufbewahrungspflichten nach HGB etc.).
Im Übrigen gilt Abschnitt C.4.3 entsprechend.
4.5 Zur Nutzung des Kundenportals verwendete Cookies und Rechtsgrundlage
Mit den von Ihnen festgelegten Nutzerdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich in Ihr Benutzerkonto einloggen. In diesem Moment wird ein Session Cookie auf Ihrem Computer gesetzt (usersession), um die Nutzung des Kundenportals und den Aufruf beliebig vieler Seiten / Menüpunkte innerhalb des Portals sicherzustellen, ohne dass Sie sich neu anmelden müssen.
Die optionale Funktion „angemeldet bleiben“ ermöglicht Ihnen die Nutzung des Kundenportals, ohne sich jedes Mal erneut einloggen zu müssen. Zur Umsetzung wird ebenfalls ein Cookie gesetzt. Hiervon ausgenommen sind bestimmte Vorgänge, die eine Neuanmeldung aus Sicherheitsgründen erfordern. Wir empfehlen Ihnen, die Funktion „angemeldet bleiben“ nicht zu nutzen, wenn der Computer von mehreren Benutzern verwendet wird.
Zudem werden Cookies gesetzt, um von Ihnen geänderte Spracheinstellungen sowei um Ihre Benutzereinstellungen für das Format der Website und die gewählte Zeitzone zu speichern. zu speichern.
Das Setzen weiterer Cookies ist technisch notwendig, um Sie als Nutzer uns sowie ihrer jeweiligen Rolle als Verwalter, Manager, Endkunde usw. zuzuordnen, die mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sind.
Bestimmte Funktionen sind nicht verfügbar, wenn Sie eine Browser-Einstellung verwenden, die das Setzen von Cookies verhindert oder die gespeicherten Cookies nach jeder Session automatisch löscht.
Schließlich setzt das Kundenportal einen Cookie (_csrf) ein, um die Benutzer vor einem sogenannten „Cross Site Request Forgery“-Angriff zu schützen. Mit diesem Cookie validiert das Systemeingehende Anfragen, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich über die Website gesendet wurden. Ohne diesen Cookie wäre es möglich, Links an Benutzer zu senden, die dann ohne ihr Wissen bestimmte Aktivitäten auf der Plattform ausführen könnten.
Die Speicherung dieser Cookies erweist sich als unbedingt erforderlich, um die vom Nutzer gewählten Funktionalitäten und Einstellungen dauerhaft zur Verfügung stellen zu können.
Im Einzelnen werden folgende Cookies gesetzt, welche allesamt nach Ende der Browsersitzung ihre Funktion verlieren:
